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Intranets |
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O termo intranet é ainda pouco familiar para muitos. Trata-se de uma variante da Internet, exclusivamente dedicada para empresas e daí se poder afirmar que uma intranet é uma rede corporativa, ou seja, uma rede dentro da própria empresa. As Intranets estão relacionadas com sistemas de informação das empresas. Estas informações podem ser consultadas tanto dentro como fora da empresa (via Internet).
As empresas aperceberam-se da possibilidade de se criarem redes idênticas à Internet, no entanto para uso privado, a que chamamos intranet. As Intranets têm como principal função a comunicação interna da própria empresa, seja entre departamentos, filiais, fornecedores, clientes, etc., com máxima segurança e com diferentes níveis de acesso.
As Intranets fornecem acesso rápido e fácil a dados corporativos,
eliminando a necessidade de um monte de papeis, e comunicação por voz ou de modo electrónico (e-mail).
Toda a informação passa
a estar disponível de um modo:
-> Imediato
-> a baixo custo
-> uma forma fácil de usar
-> simples e versátil
Fazemos a intranet da sua Empresa.
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Vantagens de se ter uma intranet |
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A intranet possibilita a disponibilização de vários tipos de informação aos colaboradores de uma forma fácil, simples e segura.
O objectivo é criar um ambiente de segurança, com uma programação visual baseada na identidade visual da sua empresa, e com uma utilização fácil e intuitiva, capaz de atender a necessidade dos seus funcionários.
De uma forma bastante resumida podemos afirmar que uma intranet permite que todos os funcionários de uma empresa tenham a possibilidade de trocar informações, sem saírem do seu lugar: todos estão virtualmente na mesma sala.
Mas tenha em atenção a intranet não coloca toda a informação disponível a todos os utilizadores. O que acontece é que são definidos previamente os níveis de acesso, ou seja, não existe a possibilidade de um colaborador ter acesso a informação que não lhe deve ser facultada.
Uma das grandes vantagens de ter uma intranet numa empresa reside no facto de a intranet ser um programa de software onde podem estar inseridas todas as ferramentas de gestão da empresa.
Hoje em dia, com os métodos tradicionais de gestão, sempre que é necessário tomar uma decisão o gestor da empresa tem de solicitar aos diversos departamentos relatórios ou informações. Cada departamento tem uma visão específica da empresa e fornece o seu parecer e por vezes os executivos tomam decisões com base em pontos de vista diferentes sobre uma mesma questão.
Mas como é que a intranet pode ajudar o executivo que gere a empresa?
Em primeiro lugar porque se trata de uma estrutura de comunicações omnipresente. Ou seja, qualquer colaborador pode comunicar com a empresa a partir de qualquer local onde se encontre, bastando para isso ter uma ligação à Internet.
Um pequeno exemplo: Um colaborador do departamento de vendas está a fazer uma visita à sua carteira de clientes, que se encontram espalhados por todo o país e este processo vai demorar uma semana. A empresa tem uma intranet e o colaborador, independentemente de se encontrar fisicamente na empresa, pelo acesso à intranet, através de um login e password pessoais e intransmissíveis, vai colocando informação sobre a sua agenda. Durante aquela semana de visitas a clientes, o colaborador, através da intranet, vai à empresa, preenche um pequeno relatório/memorando/lista de observações/etc. por cada reunião. A qualquer momento o seu director tem acesso a esses mesmos relatórios e de uma forma simples poderá saber de forma imediata quais os resultados do(s) seu(s) colaborador(es).
Por outro lado, o director da empresa a certa altura precisa de saber qual a percentagem de vendas de um determinado artigo para poder decidir se deve ou não continuar a produzir ou se pelo contrário deve dar início à entrada de um novo artigo. Mas o colaborador está fora da empresa e só na semana seguinte vai poder responder às necessidades de informação do director da empresa. Nesta altura, o gestor acede aos relatórios, faz a sua própria análise e toma decisões com base em informação actualizada.
Mas vejamos um outro exemplo, o director geral da empresa está na China, numa viagem de negócios e precisa de uma informação confidencial sobre volume de vendas. Mas por causa da diferença horária, só lhe será possível obter essa informação no dia seguinte. Através do seu computador com ligação à Internet, o director geral entra na empresa e consulta com a maior facilidade todos as informações de que precisa, resolvendo o seu problema de forma imediata.
Resultado: A empresa conseguiu realizar um negócio que mais tarde se traduziu em grandes lucros.
" Em segundo lugar porque a informação deixa de ser enviada para passar a ser consultada apenas quando for necessário.
Por exemplo, cada vez que se processa uma alteração à tabela de preços é necessário imprimir novas tabelas e distribui-las por todas as pessoas que possam necessitar dessa informação. Com uma intranet já não é necessário ter esses custos. A informação está sempre actualizada e os colaboradores apenas têm de consultar na intranet a tabela de preços. Evitam-se impressões desnecessárias, e adendas a essas impressões. Na verdade, pode até deixar de haver impressões!
" Uma outra vantagem da intranet é que é fácil de usar e não necessita de equipamentos especiais para consulta. Toda a informação está acessível, com máxima segurança. Basta haver um computador com ligação à Internet e você já está dentro da empresa.
Lembra-se daquele computador antigo que tem lá em casa? Não vai precisar de adquirir um novo computador. Na verdade só precisa mesmo de ter um modem e uma linha telefónica. Uma vez dentro da intranet já não está a trabalhar no seu computador. Está a trabalhar no computador/servidor da empresa. E todo o seu trabalho fica registado de forma segura e sem risco de perdas.
" Finalmente, é importante ter em consideração que as fases de mudança de conceitos e procedimentos são sempre acompanhadas de alguma resistência.
A Internet já existe há muitos anos, mesmo antes da criação dos computadores pessoais. Ela era uma ferramenta utilizada pelo Pentágono, mais tarde alargou o seu âmbito de utilização às universidades e hoje em dia, graças às constantes evoluções, está disponível na grande maioria das casas e empresas em todo o mundo.
A intranet, como já foi anteriormente dito, é um novo conceito. Montar uma intranet é tecnicamente fácil. Implementar a sua utilização poderá ser mais complicado porque vai alterar o modus operandi e as mentalidades das empresas. É importante que todos estejam bem cientes de que não se pretende repensar e alterar radicalmente os métodos de funcionamento das empresas. O que se pretende é que se dê o primeiro passo. A implementação das novas tecnologias deve processar-se de uma forma gradual e ajustada, de acordo com as efectivas necessidades das empresas.
Lembre-se sempre: O que custa é dar o primeiro passo…
Tendo em atenção as vantagens supra mencionadas, gostaríamos ainda de informar que há ainda outros recursos disponíveis, tais como:
A possibilidade de se fazer uma listagem das ligações telefónicas internas da empresa. Uma listagem com todas as extensões internas e correspondentes números de telefone.
Lista telefónica geral com níveis diferentes de acesso. Por exemplo: a extensão xxx pode fazer qualquer tipo de ligações (internas, para a rede fixa, para telemóveis e internacionais); a extensão kkk além das chamadas internas apenas pode fazer chamadas para telefones fixos e telemóveis; mas a extensão ddd só pode fazer chamadas internas.
Controlo de tarefas pessoal (agenda), por departamento (projecto) ou até mesmo para toda a empresa.
Tabelas de preços e características técnicas permanentemente actualizadas e de fácil consulta.
Listagens/relatórios sobre um determinado produto ou gama de produtos, com parâmetros estabelecidos.
Listagens das posições das vendas da empresa.
Controlo de stocks (data de entrada, fornecedor, código de barras, factura, preço da mercadoria, data de saída, etc.)
Formulários em geral
Relatórios em geral: percentagem de vendas, entrada de mercadorias, memorandos, etc. …
Relatórios de visitas e contactos efectuados com os clientes: chamadas telefónicas, e-mails, faxes, cartas, etc.
Disponibilização de informações gerais para os colaboradores da empresa. Por exemplo, dar a conhecer o novo funcionário do departamento de contabilidade; fazer convocatórias, informar que no dia 30 de Dezembro a empresa dá o dia aos funcionários e que lhes deseja um bom ano. Ou até mesmo colocar o Relatório e Contas da empresa disponível para consulta.
Entre muitas outras vantagens, consoante as necessidades da sua empresa…
O projecto poderá contemplar ainda um re-design da sua Intranet já existente, ou, caso considere necessário, a utilização de um layout já existente para contratos de manutenções.
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